Een ERP-pakket brengt processen als inkoop, voorraad, verkoop, planning en financiën samen in één systeem. Dat levert overzicht en efficiëntie op: informatie wordt één keer ingevoerd en is daarna voor iedereen beschikbaar. Maar de keuze en invoering zijn een flinke stap, met gevolgen voor de hele organisatie. Een verkeerde keuze kost tijd, geld en draagvlak. Een zorgvuldige aanpak loont dus.
In het kort
- Begin bij uw processen, niet bij de software.
- Vergelijk een beperkt aantal pakketten op uw eigen scenario’s.
- Kijk ook naar de implementatiepartner en de kosten op lange termijn.
Begin bij de processen
Beschrijf eerst hoe uw organisatie werkt en waar het nu wringt. Waar wordt informatie dubbel ingevoerd? Waar gaat informatie verloren tussen afdelingen? Welke rapportages kosten nu veel handwerk? Leg vast wat het nieuwe systeem minimaal moet kunnen en wat een wens is.
Betrek medewerkers die dagelijks met de processen werken. Zij weten waar de knelpunten zitten, en hun betrokkenheid helpt later bij de invoering. Een ERP-project dat alleen door de directie of IT wordt gedragen, stuit vaak op weerstand op de werkvloer.
Kijk ook kritisch naar uw eigen processen. Een nieuw systeem is een kans om omslachtige werkwijzen te vereenvoudigen. Het is niet verstandig om elk bestaand proces één op één in de nieuwe software na te bouwen.
Maak een shortlist
Er zijn veel ERP-pakketten, van algemene systemen tot oplossingen voor een specifieke branche, zoals groothandel, productie of dienstverlening. Een pakket dat al veel gebruikt wordt in uw branche sluit vaak beter aan en vraagt minder maatwerk. Beperk de lijst tot drie of vier kandidaten, zodat u ze grondig kunt vergelijken.
Let bij het maken van de shortlist op:
- of het pakket in de cloud draait of op een eigen server;
- of het meegroeit met uw organisatie;
- welke koppelingen er standaard zijn met uw andere software, zoals de webshop of het boekhoudpakket;
- hoe actief het pakket wordt doorontwikkeld.
Laat het pakket uw scenario’s tonen
Vraag leveranciers om een demonstratie aan de hand van uw eigen praktijkvoorbeelden, in plaats van een standaardpresentatie. Geef bijvoorbeeld drie concrete scenario’s mee: een order van binnenkomst tot factuur, een retourzending en een maandafsluiting. Zo ziet u snel of een pakket echt aansluit en hoeveel stappen iets kost.
Vraag ook naar referenties bij vergelijkbare bedrijven, en bel die referenties zelf. Vraag wat goed ging, wat tegenviel en wat ze achteraf anders zouden doen.
Kijk verder dan de licentie
De totale kosten bestaan uit meer dan de licentie of het abonnement. Denk aan:
- implementatie en inrichting;
- het overzetten van gegevens uit het oude systeem;
- koppelingen met andere systemen;
- opleiding van medewerkers;
- doorlopende ondersteuning en updates;
- de tijd die uw eigen mensen in het project steken.
Vooral die laatste post wordt vaak onderschat. Een ERP-implementatie vraagt veel van de organisatie, naast het gewone werk.
Kies de juiste partner
De keuze voor een goede implementatiepartner is minstens zo belangrijk als de keuze voor het pakket. Een partner die uw branche kent, stelt de juiste vragen en voorkomt onnodig maatwerk. Let op hoe de partner het project aanpakt: wordt er gefaseerd gewerkt, is er een duidelijke planning, en wie is uw vaste aanspreekpunt?
Plan de invoering zorgvuldig
Kies een rustige periode voor de overstap, test grondig met echte gegevens en zorg dat medewerkers goed zijn opgeleid voordat het systeem live gaat. Een gefaseerde invoering, bijvoorbeeld eerst financiën en daarna voorraad, verkleint de risico’s. Houd in de eerste weken na de livegang extra ondersteuning beschikbaar.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een ERP-implementatie?
Dat varieert sterk, van enkele maanden voor een kleine organisatie met een standaardpakket tot veel langer bij complexe processen en veel maatwerk. Een gefaseerde aanpak maakt de doorlooptijd beter beheersbaar.
Cloud-ERP of op een eigen server?
Een cloudpakket vraagt minder eigen beheer en is overal bereikbaar. Een eigen server geeft meer controle, maar ook meer onderhoud. Voor de meeste mkb-bedrijven is een cloudpakket tegenwoordig de logische eerste keuze.
Wanneer is een ERP-pakket te zwaar voor mijn bedrijf?
Als uw processen eenvoudig zijn en een boekhoudpakket met een paar koppelingen volstaat, kan een ERP-systeem overbodig zijn. Een ERP-pakket loont vooral als meerdere afdelingen met dezelfde gegevens werken.