Voor veel mkb-bedrijven is de IT-leverancier de eigen IT-afdeling op afstand. Een goede partner houdt systemen draaiende, denkt mee over de toekomst en grijpt snel in als het misgaat. Een minder goede partner kost geld, tijd en zorgen. Omdat een overstap later lastig is, loont het om de keuze zorgvuldig te maken. Met deze checklist vergelijkt u aanbieders op wat er echt toe doet.
In het kort
- Leg uw eigen behoeften vast voordat u offertes opvraagt.
- Vergelijk op reactietijden, beveiliging en exitmogelijkheden, niet alleen op prijs.
- Vraag referenties bij bedrijven van vergelijkbare omvang.
1. Breng uw behoeften in kaart
Wat moet de leverancier precies doen? Alleen het beheer van werkplekken, of ook netwerk, telefonie, cloud, back-ups en beveiliging? Op welke tijden moet er ondersteuning zijn? Werkt u met specifieke software waar de leverancier kennis van moet hebben? Hoe duidelijker uw vraag, hoe beter de offertes te vergelijken zijn.
Maak ook een overzicht van uw huidige omgeving: het aantal medewerkers en apparaten, de belangrijkste systemen en de bestaande contracten. Dat helpt leveranciers om een realistische offerte te maken.
2. Beoordeel de offerte
Let op wat er onder een vast bedrag valt en wat apart wordt gefactureerd. Wordt er gerekend per gebruiker, per apparaat of per uur? Zijn er opstartkosten voor het in kaart brengen van uw omgeving? Wat kost het als er iets buiten de afspraken valt, zoals een nieuwe medewerker inrichten of een verhuizing?
Vraag om een voorbeeldberekening voor uw situatie, inclusief een jaar met een paar onverwachte gebeurtenissen. Een lage maandprijs met hoge uurtarieven voor alles daarbuiten kan uiteindelijk duurder uitvallen.
3. Kijk naar de servicevoorwaarden
De afspraken over reactie- en oplostijden staan meestal in een SLA, een service level agreement. Let op het verschil tussen reageren en oplossen: een reactie binnen een uur zegt weinig als het oplossen dagen duurt. Hoe snel komt de leverancier in actie bij een storing die het hele bedrijf stillegt, en hoe snel bij een kleine vraag? Wat gebeurt er als die afspraken niet worden gehaald?
Vraag ook hoe u de leverancier bereikt: via een telefoonnummer, een ticketsysteem of e-mail, en of u een vast aanspreekpunt krijgt.
4. Vraag naar beveiliging en privacy
Een IT-leverancier heeft vaak vergaande toegang tot uw systemen. Vraag daarom hoe de leverancier zelf omgaat met beveiliging. Hoe is de toegang tot uw systemen beveiligd? Gebruiken medewerkers van de leverancier tweestapsverificatie? Wie heeft er toegang, en wordt dat vastgelegd?
Omdat een IT-leverancier vaak persoonsgegevens verwerkt, hoort er een verwerkersovereenkomst bij de afspraken. Vraag ook of de leverancier aantoonbaar werkt volgens een erkende norm voor informatiebeveiliging, als dat voor uw branche belangrijk is.
5. Controleer de kennis en de omvang
Past de leverancier bij uw organisatie? Een heel kleine leverancier kan persoonlijk en flexibel zijn, maar is kwetsbaar als die ene specialist ziek of op vakantie is. Een grote leverancier heeft meer capaciteit, maar u bent er misschien een kleine klant. Vraag hoeveel mensen er werken, wie er bij uw organisatie betrokken worden en hoe kennis wordt gedeeld.
6. Vraag referenties
Vraag om twee of drie referenties bij bedrijven van vergelijkbare omvang en, liefst, in een vergelijkbare branche. Bel ze zelf en vraag hoe de samenwerking verloopt, hoe snel problemen worden opgelost en of de leverancier proactief meedenkt.
7. Regel de exit vooraf
Een vaak vergeten punt: wat als u later wilt overstappen? Leg vast dat u uw gegevens, wachtwoorden, licenties en documentatie meekrijgt, en dat de leverancier meewerkt aan een overdracht. Spreek ook de opzegtermijn en de looptijd van het contract af. Een goede leverancier heeft daar geen moeite mee, want die rekent op een tevreden klant en niet op een contract waar u niet uit kunt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel offertes moet ik opvragen?
Drie offertes geven meestal een goed beeld. Bij meer wordt vergelijken lastig, bij minder mist u referentiepunten.
Wat is een redelijke contractduur?
Veel IT-contracten lopen een of meer jaren. Een kortere eerste periode, met de mogelijkheid tot verlenging, geeft u de kans de samenwerking te leren kennen voordat u zich voor langere tijd vastlegt.
Moet de leverancier in de buurt zitten?
Veel beheer gebeurt op afstand, dus de afstand is minder belangrijk dan vroeger. Voor storingen aan hardware of netwerk op locatie is een leverancier die binnen redelijke tijd langs kan komen wel prettig.