Vrijwel elke organisatie maakt wel ergens een back-up. Maar of u er echt op kunt terugvallen, blijkt vaak pas als het misgaat. Dan blijkt de back-up op dezelfde schijf te staan als het origineel, maanden niet te zijn bijgewerkt of ook door ransomware te zijn versleuteld. De 3-2-1-regel is een eenvoudige vuistregel die voorkomt dat één gebeurtenis al uw gegevens tegelijk treft.
In het kort
- Bewaar 3 exemplaren van uw gegevens.
- Gebruik 2 verschillende soorten opslag.
- Bewaar 1 exemplaar op een andere locatie.
Wat is de 3-2-1-regel?
De regel gaat uit van drie exemplaren van uw gegevens: het origineel waarmee u dagelijks werkt en twee back-ups. Die exemplaren staan op minstens twee verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld een NAS op kantoor en een cloudopslagdienst. Eén exemplaar staat bovendien op een andere locatie dan uw kantoor.
Zo voorkomt u dat een defecte schijf, een brand, waterschade, diefstal of een ransomware-aanval alle exemplaren tegelijk raakt. Elk onderdeel van de regel beschermt tegen een ander risico: de drie exemplaren tegen uitval van één kopie, de twee soorten opslag tegen een fout die één type opslag treft, en de externe locatie tegen een ramp op kantoor.
Welke gegevens horen erbij?
Begin met inventariseren welke gegevens onmisbaar zijn. Denk aan:
- de administratie en het boekhoudpakket;
- klantgegevens en het CRM-systeem;
- offertes, contracten en projectbestanden;
- e-mail;
- instellingen en configuraties van belangrijke systemen.
Kijk ook naar gegevens die verspreid staan, bijvoorbeeld op laptops van medewerkers of in losse clouddiensten. Staat er belangrijk werk alleen op de laptop van één persoon, dan valt dat buiten uw back-up.
Zo past u de regel toe
Bepaal per soort gegevens waar de back-up komt en hoe vaak die wordt gemaakt. Veel organisaties combineren een lokale back-up voor snel herstel met een kopie in de cloud voor als het kantoor zelf onbereikbaar is. Een lokale back-up is snel terug te zetten, een externe kopie beschermt tegen grotere calamiteiten.
Werkt u al grotendeels in de cloud, bijvoorbeeld met Microsoft 365? Dan is een aparte back-up van die omgeving nog steeds verstandig. De ingebouwde bewaartermijnen zijn bedoeld voor het terughalen van een per ongeluk verwijderd bestand, niet als volwaardige back-up. Bovendien kan een fout of aanval in de cloudomgeving zelf ook uw bestanden raken.
Hoe vaak maakt u een back-up?
De frequentie hangt af van één vraag: hoeveel werk kunt u maximaal kwijtraken? Kunt u geen dag aan gegevens missen, dan is minimaal een dagelijkse back-up nodig. Voor systemen waarin de hele dag wordt gewerkt, kan vaker nodig zijn. Een tweede vraag is hoe snel u weer moet kunnen werken. Een back-up die dagen kost om terug te zetten, helpt weinig als uw bedrijf binnen een paar uur weer moet draaien.
Bescherm de back-up tegen ransomware
Ransomware probeert niet alleen uw bestanden te versleutelen, maar ook de back-ups die vanaf het netwerk bereikbaar zijn. Zorg daarom dat minstens één kopie offline is, of onveranderbaar wordt opgeslagen. Onveranderbaar betekent dat een back-up gedurende een bepaalde periode niet kan worden gewijzigd of verwijderd, ook niet door een beheerder.
Test uw back-up
Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname. Plan daarom periodiek een hersteltest: zet een map of een volledig systeem terug en controleer of alles werkt. Een uitgebreidere variant van de regel, 3-2-1-1-0, voegt daar een offline of onveranderbare kopie aan toe en nul fouten bij de hersteltest.
Hulp inschakelen
Heeft u geen eigen IT-afdeling, dan kan een IT-beheerpartij de back-up inrichten en bewaken. Vraag daarbij expliciet naar de hersteltijd: hoe lang duurt het voordat u weer kunt werken na een storing? Vraag ook hoe vaak het herstel wordt getest en of u daarvan een verslag krijgt.
Veelgestelde vragen
Is een externe harde schijf genoeg als back-up?
Een externe schijf is een goede eerste stap, maar niet genoeg als die altijd aan de computer gekoppeld blijft of op kantoor ligt. Ransomware kan een gekoppelde schijf ook versleutelen, en bij brand of diefstal bent u beide kwijt. Combineer hem met een kopie op een andere locatie.
Hoe lang moet ik back-ups bewaren?
Dat hangt af van uw gegevens en wettelijke bewaarplichten. Bewaar in elk geval meerdere versies, zodat u kunt terugkeren naar een moment van vóór een fout of besmetting die pas later wordt ontdekt.
Wat is het verschil tussen synchronisatie en een back-up?
Synchronisatie, zoals bij OneDrive of Dropbox, houdt bestanden overal gelijk. Wordt een bestand verwijderd of versleuteld, dan gebeurt dat ook in de gesynchroniseerde kopie. Een back-up is een losstaande kopie die u kunt terugzetten.