Laptops zijn voor de meeste medewerkers het belangrijkste gereedschap. Bij vervanging komt vaak de vraag op of u ze moet kopen of leasen. Beide hebben voordelen. De juiste keuze hangt af van de omvang van uw organisatie, uw liquiditeit, hoe snel apparaten bij u verouderen en hoeveel beheer u zelf wilt doen.
In het kort
- Kopen is vaak goedkoper over de hele levensduur, maar vraagt een investering vooraf.
- Leasen geeft vaste maandlasten en vaak beheer en vervanging erbij.
- Let bij beide op garantie, beheer en wat er gebeurt met oude apparaten.
Kopen
Bij kopen bent u eigenaar en bepaalt u zelf hoe lang u een apparaat gebruikt. Over de volledige levensduur is dat vaak de goedkoopste optie, zeker als u laptops lang gebruikt. Een goede zakelijke laptop gaat bij normaal gebruik meerdere jaren mee.
U draagt wel zelf de zorg voor reparaties, vervanging en het veilig afvoeren van oude apparaten. Ook moet u het aanschafbedrag in één keer betalen, al schrijft u het fiscaal af over meerdere jaren. Overleg met uw boekhouder hoe dat voor uw situatie uitpakt.
Leasen
Bij leasen betaalt u een vast bedrag per maand voor het gebruik van de apparaten. Vaak zijn garantie, schadeafhandeling en vervanging na een afgesproken periode inbegrepen. Sommige aanbieders leveren de laptops kant-en-klaar ingericht af, met de juiste software en beveiliging.
Dat is prettig als u geen eigen IT-afdeling heeft of snel wilt kunnen opschalen. U betaalt wel voor die service, en over de hele looptijd bent u doorgaans meer kwijt dan bij kopen. Let ook op de looptijd: aan het eind van het contract levert u de apparaten in, en tussentijds opzeggen kan kosten met zich meebrengen.
Een tussenvorm: Device as a Service
Bij Device as a Service, ook wel DaaS genoemd, neemt u apparaten af als dienst. Naast de hardware zijn ook beheer, updates, ondersteuning en vervanging inbegrepen. U betaalt per apparaat per maand. Voor organisaties die IT zoveel mogelijk willen uitbesteden kan dat aantrekkelijk zijn. Vergelijk wel goed wat er precies onder de dienst valt.
Waar let u op?
Vergelijk niet alleen de maandprijs, maar ook wat er wel en niet is inbegrepen. Stel de volgende vragen:
- Hoe snel wordt een kapot apparaat vervangen, en krijgt u in de tussentijd een leenapparaat?
- Valt schade door een val of gemorste koffie onder de afspraken?
- Wie installeert updates en zorgt voor de beveiliging?
- Wat gebeurt er aan het eind van het contract met de gegevens op de apparaten?
- Kunt u tussentijds apparaten toevoegen of inleveren als uw team groeit of krimpt?
Laat u zo nodig adviseren door een leverancier van werkplekbeheer die meerdere opties kan vergelijken.
Denk aan beheer
Of u nu koopt of least: een laptop moet ook beheerd worden. Met endpointbeheer kunt u op afstand updates uitrollen, de schijf versleutelen en een verloren laptop wissen. Nieuwe laptops kunnen zelfs automatisch worden ingericht zodra een medewerker voor het eerst inlogt. Dat is minstens zo belangrijk als de keuze tussen kopen en leasen, want een onbeheerde laptop met bedrijfsgegevens is een risico.
Afvoeren en hergebruik
Aan het eind van de levensduur moeten de gegevens veilig worden gewist. Bij lease regelt de leverancier dat meestal, maar vraag om een bewijs van gegevensverwijdering. Bij kopen kunt u apparaten laten opknappen en doorverkopen, of laten recyclen via een gespecialiseerde partij. Zo krijgt een deel van de investering een tweede leven.
Veelgestelde vragen
Hoe lang gaat een zakelijke laptop mee?
Bij normaal kantoorgebruik gaat een goede zakelijke laptop doorgaans meerdere jaren mee. Let er vooral op dat de fabrikant nog beveiligingsupdates levert; een laptop die geen updates meer krijgt, is een risico.
Is leasen fiscaal voordeliger?
Dat verschilt per situatie en hangt onder meer af van de vorm van lease. Overleg met uw boekhouder of accountant voordat u een keuze maakt.
Wat doe ik met oude laptops?
Laat de gegevens aantoonbaar wissen of de schijf vernietigen. Daarna kunt u ze doorverkopen, schenken of laten recyclen via een gespecialiseerde partij.