Steeds meer organisaties verruilen hun eigen mailserver en netwerkschijven voor Microsoft 365. Het voordeel is duidelijk: e-mail, bestanden, agenda’s en samenwerken op één plek, overal bereikbaar en zonder eigen servers die onderhoud nodig hebben. Toch is een overstap meer dan een paar accounts aanmaken. Wie het goed voorbereidt, voorkomt dat er mail kwijtraakt of dat medewerkers op maandagochtend niet kunnen werken. In dit artikel leest u in zes stappen hoe u de overstap aanpakt.
In het kort
- Breng eerst in kaart wat u nu gebruikt en wie waar toegang toe heeft.
- Kies het abonnement op basis van functies en beveiliging, niet alleen op prijs.
- Regel tweestapsverificatie en een aparte back-up vanaf de eerste dag.
Stap 1: inventariseer de huidige situatie
Begin met een overzicht van wat er nu is. Welke mailboxen zijn er, en welke daarvan zijn gedeeld, zoals info@ of facturen@? Hoeveel gegevens staan er op de netwerkschijven, en hoe zijn die mappen ingedeeld? Welke programma’s zijn afhankelijk van de huidige server?
Vergeet ook de minder zichtbare onderdelen niet. Denk aan een multifunctional die scans naar een map of e-mailadres stuurt, een boekhoudpakket dat een gedeelde map gebruikt, of een website die formulieren via uw mailserver verstuurt. Juist die koppelingen worden vaak pas gemist als ze niet meer werken.
Leg tot slot vast wie toegang heeft tot welke gegevens. Een overstap is een goed moment om rechten op te schonen: oud-medewerkers die nog toegang hebben, of mappen die voor iedereen openstaan terwijl dat niet nodig is.
Stap 2: kies het juiste abonnement
Microsoft 365 kent verschillende abonnementen voor bedrijven. Ze verschillen onder meer in de beschikbare Office-apps, de hoeveelheid opslag en de beveiligings- en beheerfuncties. Een abonnement met alleen webversies van de apps is goedkoper, maar niet geschikt voor wie veel met de bureaubladversies van Word en Excel werkt.
Kijk daarom niet alleen naar de prijs per gebruiker, maar vooral naar wat u nodig heeft om veilig en prettig te werken. Functies zoals het centraal beheren van laptops en het afdwingen van beveiligingsregels zitten niet in elk abonnement. U kunt ook verschillende abonnementen combineren: een uitgebreider pakket voor kantoormedewerkers en een eenvoudiger pakket voor medewerkers die alleen e-mail gebruiken. Twijfelt u, laat u dan adviseren door een IT-partner die de verschillen kent.
Stap 3: bereid de migratie voor
Leg vast in welke volgorde u verhuist. Veel organisaties beginnen met e-mail en verhuizen daarna de bestanden, maar alles in één keer kan ook. Belangrijk is dat iedereen weet wat er wanneer gebeurt.
Controleer de domeinnaam en de DNS-instellingen. Daar hangt de bezorging van uw e-mail van af. Als die records op het verkeerde moment worden aangepast, komt mail tijdelijk op de verkeerde plek binnen. Zorg dat duidelijk is wie toegang heeft tot het beheer van het domein, want dat is bij veel bedrijven onbekend of in handen van een oud-leverancier.
Informeer medewerkers ruim van tevoren. Vertel wat er verandert, wanneer het gebeurt en wat ze zelf moeten doen. Bijvoorbeeld de eerste keer inloggen, de apps op hun telefoon opnieuw instellen of hun bestanden voor een bepaald moment opslaan.
Stap 4: verhuis de gegevens
Plan de daadwerkelijke verhuizing bij voorkeur aan het eind van de week, zodat er tijd is om eventuele problemen op te lossen voordat het weer druk wordt. Verhuis mailboxen met een migratiehulpmiddel in plaats van handmatig. Zo blijven mappen, agenda’s en contactpersonen behouden.
Zet bestanden in een logische structuur. Gedeelde bestanden horen thuis in SharePoint of Teams, persoonlijke werkbestanden in OneDrive. Maak de nieuwe indeling niet te ingewikkeld: een paar duidelijke hoofdmappen per afdeling of team werkt beter dan een kopie van een oude, uitgedijde mappenstructuur. Neem de gelegenheid te baat om oude en dubbele bestanden op te ruimen.
Stap 5: beveilig de nieuwe omgeving
Zet tweestapsverificatie aan voor alle accounts, en bepaal wie beheerrechten krijgt. Geef die rechten alleen aan wie ze echt nodig heeft, en gebruik voor beheer bij voorkeur een apart account. Een cloudomgeving is goed beveiligd, maar alleen als de instellingen kloppen.
Denk ook na over back-ups. Microsoft bewaart verwijderde gegevens een beperkte periode, maar dat is bedoeld om een per ongeluk verwijderd bestand terug te halen, niet als volwaardige back-up. Een aparte back-up van uw mail en bestanden beschermt u ook tegen ransomware die bestanden in de cloud versleutelt.
Stap 6: ondersteun en ruim op
De eerste weken na de overstap komen er vragen. Zorg dat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen, en houd een lijstje bij van terugkerende vragen. Een korte uitleg over het delen van bestanden of het gebruik van Teams scheelt veel losse vragen.
Schakel de oude omgeving pas uit als alles aantoonbaar werkt en de laatste gegevens zijn overgezet. Bewaar een laatste kopie van de oude server tot u zeker weet dat er niets ontbreekt. Pas daarna kunt u de oude hardware veilig afvoeren, met de gegevensdragers gewist of vernietigd.
Veelgemaakte fouten
De meest voorkomende fouten zijn een onvolledige inventarisatie, te laat ingrijpen in de DNS-instellingen en medewerkers die pas op de dag zelf horen dat er iets verandert. Ook het vergeten van gedeelde mailboxen en koppelingen met andere software komt vaak voor. Met de stappen hierboven voorkomt u de meeste problemen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een overstap naar Microsoft 365?
Voor een kleine organisatie kan de technische migratie in een paar dagen tot weken. De voorbereiding en het meenemen van medewerkers kosten vaak meer tijd dan de verhuizing zelf.
Raak ik e-mail kwijt tijdens de overstap?
Met een goede voorbereiding en een migratiehulpmiddel niet. Het grootste risico zit in de DNS-instellingen; laat die aanpassen door iemand die weet wat hij doet, op een afgesproken moment.